Cliëntenonderzoek
Mobers & Smolenaers is zoals ook elke andere notaris verplicht om zijn cliënten er op te wijzen dat een notaris verplicht is cliëntenonderzoek en - in voorkomende gevallen - meldingen te doen in het kader van de WWFT (Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme).
Algemene Voorwaarden
ALGEMENE VOORWAARDEN (Mobers & Smolenaers Notarissen, hierna te noemen: de notaris of Notariskantoor)
Toepasselijkheid algemene voorwaarden
1. De notaris is opdrachtnemer. De opdrachtgever is de cliënt: een of meer natuurlijke personen of rechtspersonen, die de notaris opdracht geven tot het verrichten van werkzaamheden.
2. Deze algemene voorwaarden zijn, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, van toepassing op alle overeenkomsten tussen de notaris en de cliënt, waaronder de overeenkomst van opdracht, en op alle daarmee samenhangende verplichtingen c.q. daaruit voortvloeiende vervolgopdrachten. Toepasselijkheid van de voorwaarden van de cliënt wordt uitgesloten.
3. Deze algemene voorwaarden zijn mede gemaakt ten behoeve van de kandidaat-notaris(sen) en al de overige personen die bij, voor of namens de notaris werkzaam zijn of waren. Ook derden die bij de uitvoering van de opdracht zijn ingeschakeld, kunnen een beroep doen op deze algemene voorwaarden.
4. Bij aanvaarding van alle opdrachten is het bepaalde in de artikelen 7:404 BW, 7:407 lid 2 BW en 7:409 BW uitgesloten.
5. Een opdracht geldt als aanvaard:
– als de opdracht door de opdrachtnemer mondeling of schriftelijk is bevestigd aan de cliënt; dan wel
– als de cliënt een namens de notaris op verzoek van de cliënt gemaakte ontwerpakte of een uitgebracht persoonlijk advies in ontvangst neemt; dan wel
– als de notaris een koopovereenkomst ontvangt waarin is bepaald dat de notaris de akte van levering zal verlijden, en alle werkzaamheden ter zake start.
De notaris behoudt zich het recht voor een opdracht te weigeren, op te schorten of te beëindigen indien de wet, beroeps- en gedragsregels de WWFT, tuchtrechtelijke verplichtingen of andere zwaarwegende omstandigheden daartoe aanleiding geven (zoals vermelding op sanctielijsten).
Communicatie
6. De notaris is bevoegd digitaal te corresponderen met cliënt, indien mogelijk.
7. Zonder voorafgaande toestemming van de notaris zullen door client gemaakt beeld- of geluidsopnamen niet openbaar worden gemaakt., gedeeld met derden of anderszins worden gebruikt op een wijze die afbreuk doet aan de geheimhoudingsplicht van de notaris, behoudens voorzover dit wettelijke is toegestaan of noodzakelijk is voor de behartiging van een rechtens te respecteren belang van cliënt.
Aansprakelijkheid
8. De aansprakelijkheid van de notaris is beperkt tot de dekking waarvoor een beroepsaansprakelijkheidsverzekering is afgesloten, vermeerderd met het eventuele eigen risico. In de geldende Beroeps- en gedragsregels zijn minimumnormen opgenomen waaraan de verzekering moet voldoen. Als om welke reden dan ook geen uitkering op grond van deze verzekering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid van de notaris beperkt tot een bedrag gelijk aan het voor de uitvoering van de desbetreffende opdracht in rekening gebrachte honorarium voor de werkzaamheden waaruit dan wel waardoor de schade is ontstaan.
9. De aansprakelijkheidsbeperking geldt ook als de notaris aansprakelijk wordt gesteld voor schade die direct of indirect voortvloeit uit het niet deugdelijk functioneren van de door de notaris bij de uitvoering van de opdracht gebruikte apparatuur, software, gegevensbestanden, registers of andere zaken.
10. Een eventuele vordering tot schadevergoeding kan niet worden ingesteld tegen werknemers van de notaris, overige personen die bij, voor of namens de notaris werkzaam zijn of waren en ook niet tegen bestuurders van rechtspersonen die verantwoordelijk zijn of waren voor het uitvoeren van de werkzaamheden of (rechts)personen waarmee een samenwerkingsverband is aangegaan.
11. Bij het inschakelen van derden neemt de notaris steeds de nodige zorgvuldigheid in acht. De notaris is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van ingeschakelde derden. De notaris wordt geacht door de cliënt gemachtigd te zijn om eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen van derden namens de cliënt te aanvaarden.
12. Ons kantoor verstrekt geen gespecialiseerd fiscaal advies ten aanzien van de btw-gevolgen van een voorgenomen transactie. Hoewel bij de behandeling van dossiers aandacht wordt besteed aan mogelijke fiscale aspecten, kan het kantoor geen garantie geven omtrent de juistheid of volledigheid van de beoordeling van complexe btw-vraagstukken.
Indien de btw-behandeling van een transactie voor partijen van belang is, adviseren wij nadrukkelijk om vooraf zelfstandig advies in te winnen bij een ter zake deskundige fiscalist of belastingadviseur. Daarnaast kan het wenselijk zijn om voorafgaand aan de transactie vooroverleg te voeren met de Belastingdienst teneinde duidelijkheid te verkrijgen over de fiscale kwalificatie en de daarmee samenhangende btw-gevolgen.
Het kantoor aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade, naheffingen, rente, boetes of andere fiscale gevolgen die voortvloeien uit een afwijkende beoordeling van de btw-gevolgen door de Belastingdienst of de rechter, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van het kantoor.
13. De notaris treft passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van persoonsgegevens (waarop de privacyverklaring van Mobers & Smolenaers Notarissen van toepassing is), vertrouwelijke gegevens en digitale communicatie.
Het notariskantoor kan echter niet garanderen dat elektronische gegevensverwerking, digitale communicatie, opslag van gegevens of door derden geleverde ICT-diensten onder alle omstandigheden volledig veilig, ononderbroken en foutloos functioneren.
Het notariskantoor is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat als gevolg van cybercriminaliteit, hacking, ransomware, phishing, malware, virussen, ongeautoriseerde toegang tot systemen, storingen van elektronische communicatiemiddelen, dataverlies, uitval van netwerken of andere digitale beveiligingsincidenten, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van het notariskantoor.
Het notariskantoor is evenmin aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat derden, waaronder telecomaanbieders, internetproviders, cloudleveranciers, softwareleveranciers, e-mailproviders of andere externe dienstverleners, tekortschieten in de beveiliging of beschikbaarheid van hun systemen. Indien zich ondanks de door het notariskantoor getroffen beveiligingsmaatregelen een datalek of beveiligingsincident voordoet, zal het notariskantoor handelen overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving. Het enkele feit dat een datalek of cyberincident heeft plaatsgevonden betekent niet dat het notariskantoor aansprakelijk is voor daaruit voortvloeiende schade.
Cliënten zijn zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige omgang met inloggegevens, wachtwoorden, e-mailaccounts en andere beveiligingsmiddelen. Schade die ontstaat doordat onbevoegden toegang verkrijgen tot communicatiemiddelen of systemen van de cliënt komt voor rekening en risico van de cliënt.
Iedere aansprakelijkheid van het notariskantoor wegens een cyberincident of datalek is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar van het notariskantoor wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico dat volgens de polisvoorwaarden voor rekening van het notariskantoor komt.
Het notariskantoor kan bij de uitvoering van werkzaamheden gebruik maken van geautomatiseerde systemen en toepassingen voor tekstverwerking, documentanalyse en kwaliteitscontrole. Het notariskantoor blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling van de werkzaamheden.
14. Elk recht op schadevergoeding vervalt in elk geval twaalf maanden na de gebeurtenis waaruit de aansprakelijkheid direct of indirect voortvloeit; hiermee wordt niet uitgesloten het bepaalde in artikel 6:89 BW.
Declaratie en betaling
15. Tenzij anders is overeengekomen wordt voor de werkzaamheden honorarium in rekening gebracht, vermeerderd met verschotten, kantoorkosten en omzetbelasting. Onder verschotten worden verstaan de kosten die de notaris in het belang van de uitvoering van de overeenkomst maakt. Onder kantoorkosten wordt verstaan een opslag op het honorarium ter bestrijding van de kosten van de kantoorfaciliteiten.
16. De notaris heeft het recht aanspraak te maken op betaling van haar declaratie, voorafgaand aan het verrichten van de afgesproken dienst. Tevens heeft zij het recht werkzaamheden tussentijds in rekening te brengen, alsmede het recht om van de cliënt een voorschotbetaling te verlangen.
17. Als een opdracht wordt verleend door meerdere personen, is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk voor het betalen van de declaratie voor de werkzaamheden van de notaris. Als de opdracht wordt verstrekt door een natuurlijk persoon namens een rechtspersoon dan wordt de opdracht geacht mede door de natuurlijk persoon te zijn verleend.
18. De notaris licht de cliënt tijdig en duidelijk voor over de financiële consequenties van zijn inschakeling. Het honorarium wordt vastgesteld op basis van de aan de opdracht bestede uren vermenigvuldigd met het door de notaris gehanteerde uurtarief, tenzij anders is overeengekomen. Als de notaris werkzaamheden verricht naar aanleiding van een koopovereenkomst, wordt het honorarium bij die partijen in rekening gebracht zoals dat in de koopovereenkomst door partijen is afgesproken. Als hierover niets is afgesproken, dan brengt de notaris het honorarium in rekening bij koper. De notaris deelt tijdig aan de cliënt mee wanneer meer kosten in rekening zullen worden gebracht dan afgesproken. De notaris mag de kosten van zijn werkzaamheden niet brengen ten laste van een andere opdracht, een ander deel van de opdracht of een ander dan de cliënt. Alle door of vanwege de notaris uitgebrachte offertes vervallen indien deze niet binnen twee maanden uitdrukkelijk schriftelijk zijn aanvaard, tenzij in de offerte anders vermeld. De in de offerte opgenomen belastingen en verschotten zijn slechts indicatief en worden aangepast indien blijkt dat deze bij de uitvoering van de opdracht sinds het uitbrengen van de offerte gewijzigd zijn.
19. De notaris heeft het recht het tijdevenredig honorarium jaarlijks aan te passen conform de door haar vastgestelde (uur-)tarieven. Indien sprake is van een verhoging van de tarieven binnen drie maanden na het sluiten van de overeenkomst heeft die cliënt, die tevens consument in de zin der wet is, het recht de overeenkomst (voor de toekomst) te ontbinden, echter zonder dat die cliënt alsdan recht heeft op schadevergoeding. Van dit recht dient dan wel gebruik gemaakt te zijn binnen één maand na ontvangst van de eerste declaratie na verhoging van de tarieven, bij gebreke waarvan die cliënt geacht wordt het nieuwe tarief te hebben aanvaard. Ingeval van ontbinding is die cliënt uiteraard wel de al bestede tijd en gemaakte kosten – dit tegen het oude tarief – verschuldigd.
20. Als het honorarium tijdsevenredig wordt berekend, is de urenadministratie van de notaris bindend, tenzij cliënt de onjuistheid van de urenopgave aantoont.
21. Als de overeenkomst wordt beëindigd voordat de notaris de overeengekomen werkzaamheden heeft voltooid, is cliënt honorarium verschuldigd voor de door de notaris reeds verrichte werkzaamheden. Dit honorarium bestaat uit de door de notaris reeds bestede, nog niet vergoede uren maal het geldende uurtarief van de medewerk(st)er(s) die de werkzaamheden hebben verricht. Indien een conceptakte is vervaardigd en de akte vervolgens geen doorgang vindt, is cliënt 2/3 van het overeengekomen honorarium verschuldigd.
22. Declaraties moeten binnen veertien dagen na factuurdatum betaald zijn, tenzij anders is overeengekomen of anders door de notaris op of bij de rekening is vermeld. Bij overschrijding van deze termijn is de cliënt in verzuim. De cliënt is dan een vertragingsrente (gelijk aan de wettelijke rente) en incassokosten verschuldigd. De incassokosten worden berekend aan de hand van het
Besluitvergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Als de cliënt een rechtspersoon is of een natuurlijk persoon die handelt in de uitoefening van zijn/haar beroep of bedrijf, dan wordt in afwijking van het hiervoor vermelde besluit als incassokosten 15% van de openstaande vordering gerekend, met een minimum van
€ 250,00.
23. WWFT-, recherche-, dossier- en kantoorkosten worden per betrokken partij afzonderlijk in rekening gebracht. Dit geldt ook indien de koopovereenkomst bepaalt dat de transactie plaatsvindt op basis van "kosten koper". De afspraak "kosten koper" ziet uitsluitend op de tussen partijen overeengekomen verdeling van de kosten van overdracht en beperkt niet het recht van het notariskantoor om aan iedere cliënt of betrokken partij de kosten van wettelijke onderzoeken, cliëntenonderzoek, dossiersamenstelling, administratie en overige werkzaamheden in rekening te brengen.
24. Klachten met betrekking tot declaraties dienen binnen dertig dagen na factuurdatum schriftelijk kenbaar te worden gemaakt.
Derdengelden
25. Voor het gebruik van de derdengeldenrekening door opdrachtgever kan de notaris kosten in rekening brengen. Negatieve rente op de bankrekening zal worden doorbelast, al dan niet middels een forfaitair bedrag. Over geldbedragen die zijn gestort op de derdengeldenrekening van de notaris (zoals een waarborgsom, een depotbedrag of nalatenschapsgelden), wordt door de notaris een rente vergoed indien dit bedrag langer dan vijf werkdagen op de derdengeldenrekening staat, vanaf de datum van ontvangst van het bedrag. Deze rente is gelijk aan de rente die de notaris van de bank ontvangt. De rente wordt uitgekeerd samen met het geldbedrag. Het notariskantoor bepaalt bij welke banken de kwaliteitsrekening wordt aangehouden en is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van faillissement, overheidsmaatregelen of andere omstandigheden die de betrokken financiële instelling treffen, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid.
26. Een vordering op de notaris vanwege de uitbetaling van geld op grond van de rechtshandeling die in een akte is opgenomen, kan niet worden gecedeerd of verpand. De notaris betaalt op grond van de notariële beroeps- en gedragsregels alleen geld uit aan degene die als partij optreedt bij de akte en/of aanspraak kan maken op de uitbetaling op grond van de rechtshandeling die in de akte is opgenomen, behalve als uit deze regels anders voortvloeit.
De notaris is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat een cliënt geld overmaakt naar een onjuist rekeningnummer als gevolg van onderschepte, vervalste of gemanipuleerde e-mailberichten, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van het notariskantoor.
WWFT
27. Op een groot deel van de dienstverlening van de notaris is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) van toepassing. In dat kader is de notaris onder meer verplicht:
– in verband met de dienstverlening aan de cliënt een ‘cliëntenonderzoek’ uit te voeren, welk onderzoek onder meer het vaststellen en verifiëren van de identiteit omvat; en
– zonder medeweten van de bij de opdracht betrokken partijen melding bij de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU-Nederland) te doen als zich een ongebruikelijke situatie of transactie voordoet.
Overige voorwaarden
28. Op grond van de Nederlandse wetgeving ter implementatie van Richtlijn (EU) 2018/822 van de Raad is de notaris in bepaalde omstandigheden verplicht om informatie over te rapporteren grensoverschrijdende constructies aan de belastingautoriteiten te verstrekken.
29. De notaris behoudt zich het recht voor de stukken die ter zake van de opdracht in het dossier worden bewaard twintig jaar na de aanvang van de dag volgend op die waarop haar werkzaamheden in het dossier zijn beëindigd, te vernietigen.
30. De cliënt dient klachten over de uitvoering van de opdracht zo spoedig mogelijk na ontdekking schriftelijk aan het notariskantoor kenbaar te maken, opdat het notariskantoor in de gelegenheid wordt gesteld de klacht te onderzoeken en zo mogelijk te verhelpen.
Er geldt een Klachten- en Geschillenregeling Notariaat. Zie daarvoor www.knb.nl en www.degeschillencommissie.nl. De Geschillencommissie Notariaat neemt een klacht pas in behandeling nadat de kantoorklachtenregeling is doorlopen.
31. Op de dienstverlening en de eventuele aansprakelijkstelling is Nederlands recht van toepassing. Voor beslechting van geschillen is uitsluitend de Nederlandse rechter of de Geschillencommissie bevoegd.